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Fluxo SUAP Atividades Acadêmicas

Última atualização em Segunda, 03 de Abril de 2023, 19h50 | Acessos: 5950

 

FLUXO SUAP ATIVIDADES ACADÊMICAS CUSTEADAS.

 

Atenção: O fluxo será complementado conforme os processos forem completados com sucesso.
Atenção: Esse documento não substitui o manual e tutoriais oficiais do SUAP.
 
Toda solicitação de atividade acadêmica deverá ser feita por meio de processo aberto no SUAP. O tipo do processo a ser escolhido depende do tipo de atividade, conforme a lista abaixo.
 
  • Inscrição em evento, curso, treinamento, seminário, congresso, pagamento de taxas para produção, revisão, tradução, editoração, confecção e publicação de conteúdos científicos - acadêmicos, no âmbito Nacional.
 
  • Inscrição em Evento, Curso, Treinamento, Seminário, Congresso, pagamento de taxa de publicação de conteúdos científicos - acadêmicos, no âmbito Internacional.
  • O pedido de pagamento, tanto para docente quanto discente, deverá ser feito por auxílio para pesquisador/estudante com processo aberto direto no SUAP.
 
  • Diárias para Participação em Evento, Curso, Treinamento, Seminário e Congresso - Discente
  • O pedido deverá ser feito por auxílio para pesquisador/estudante com processo aberto direto no SUAP.
 
  • Diárias para Participação em Evento, Curso, Treinamento, Seminário e Congresso - Docente
  • O pedido deverá ser feito por SCDP Diárias com processo aberto direto no SUAP.
 
  • Passagens para Participação em Evento, Curso, Treinamento, Seminário e Congresso - Discente
  • O pedido deverá ser feito por auxílio para pesquisador/estudante com processo aberto direto no SUAP.
 
  • Passagens para Participação em Evento, Curso, Treinamento, Seminário e Congresso - Docente
  • O pedido deverá ser feito por SCDP Passagem com processo aberto direto no SUAP.
 
Durante a criação de um processo (ver seção criando um processo) deverão ser incluídos os documentos que podem ser internos ou externos. A ideia é que o máximo possível da documentação seja criada diretamente no SUAP (interno). Para isso, antes de criar o processo deverão ser criados os documentos dentro do SUAP (ver seção criando um documento no SUAP).
 

Criando um documento no SUAP

Todo documento no SUAP passa pelas seguintes etapas:
 
Rascunho >> Concluído >> Assinado (se for o caso) >> Finalizado
 
Note que é possível reverter um documento concluído para rascunho, mas uma vez assinado não é possível reverter o documento. O mesmo vale para finalizado. É possível, entretanto, apagar o documento. Nesse caso o sistema pede uma justificativa para a ação. Para criar um documento siga os passos abaixo.
 
  1. Acesse o SUAP.
 
  1. No menu à esquerda escolha DOCUMENTOS/PROCESSOS > Documentos Eletrônicos > Documentos Pessoais
 
  1. Clique no botão Adicionar Documento de Texto Pessoal (botão verde no canto superior direito)
  • Obs.: Caso não tenha acesso a algum documento ou tipo de processo, solicitar criação e compartilhamento para a coordenação do PPG.
 
  1. Adicionar as informações do documento
    • Tipo e modelo: Ver a seção documentos de cada tipo de processo
    • Assunto: Título descritivo do documento, adicionar o nome do requisitante para facilitar a busca
    • Nível de acesso: escolher Restrito
    • Hipótese legal: escolher Informação Pessoal (Art. 31 da Lei nº 12.527/2011)
 
  • Após preenchido, clicar em salvar
  1. Editar o documento
    • Editar o documento escolhendo a opção editar > texto (botão azul)
  • Obs.: Você pode compartilhar o documento com outra pessoa para edição
    • Terminada a edição do documento, concluir escolhendo a opção concluir (botão verde)
    • Assinar o documento escolhendo a opção assinar (botão verde)
  • Para documentos que demandam assinatura da coordenação, solicitar assinatura na opção solicitar > assinatura no botão verde que aparece no menu superior após o documento ser concluído.
 

Criando um processo no SUAP

Um processo no SUAP começa com um requerimento para o setor PPG. Ao receber o requerimento a coordenação cria o processo e o despacha para que siga seu rito normal.
Importante: De acordo com o processo desenhado pela DIPPG, toda solicitação tem que iniciar no PPG.
 
  1. Acesse o SUAP.
 
  1. No menu à esquerda escolha DOCUMENTOS/PROCESSOS > Processos Eletrônicos > Requerimentos
 
  1. Clique no botão Adicionar Requerimento (botão verde no canto superior direito)
  • Obs.: Caso não tenha acesso a algum documento ou tipo de processo, solicitar criação e compartilhamento para a coordenação do PPG.
  1. Adicionar as informações do processo
    • Tipo: Ver a seção de cada tipo de processo
    • Nível de Acesso Padrão: preenchido automaticamente
    • Hipótese Legal: escolher Informação Pessoal (Art. 31 da Lei nº 12.527/2011)
    • Assunto: Usar os nomes listados acima para os tipos de processos, adicionar o nome do requisitante para facilitar a busca
    • Descrição: Descrever a solicitação
 
  • Após preenchido, clicar em salvar
 
  1. Uma vez criado o requerimento a página seguinte permite a inclusão dos documentos relacionados ao processo.
 
  • Para incluir um documento basta clicar nos botões verdes que aparecem na área de documentos (parte inferior da tela). Nessa etapa podem ser incluídos tanto documentos internos, i.e., aquele criados dentro do SUAP, quanto externos.
 
  • Obs.: Para incluir um documento interno ele precisa estar finalizado.
  1. Incluir os documentos no processo indicando as informações necessárias para cada documento.
  1. Terminado de incluir os documentos, clique no botão Gerar Processo Eletrônico (botão verde)
  • Assine o requerimento tendo o PPG como setor de destino.
 
 

Inscrição em evento, curso, treinamento, seminário, congresso, pagamento de taxas para produção, revisão, tradução, editoração, confecção e publicação de conteúdos científicos - acadêmicos, no âmbito nacional

O pedido de pagamento de inscrição em evento nacional, tanto para docente quanto para discente, deverá ser feito por inexigibilidade de licitação com processo aberto direto no SUAP.
 
Tipo de Processo:
  • xxx
    • Interessados: Colocar solicitante
    • Classificação: xxx
    • Destino: DIPPG (caso UORG CCDPP não criada)
 
Documentos:
  • Formulário > Contratação por Inexigibilidade [interno SUAP]
  • Escrever neste documento a justificativa (no primeiro campo) a necessidade de participação do evento.
 
 

Inscrição em evento, curso, treinamento, seminário, congresso no âmbito internacional

 
Tipo de Requerimento:
  • Gestão Orçamentária e Financeira: Auxílio Financeiro para Realização de Pesquisa (Estudante/Pesquisador)
    • Destino: PPG
 
Documentos:
  • Formulário de Auxílio Financeiro ao Estudante/Pesquisador - DIPPG [interno SUAP]
  • Caso o solicitante for um discente, por não ter acesso ao sistema, o documento poderá ser incluído como documento externo.
  • Justificativa [interno SUAP]
  • Escrever neste documento a justificativa com a necessidade de financiamento da Atividade Acadêmica.
  • Convocação, comprovante de inscrição ou aprovação de trabalhos, etc. [externo SUAP]
  • Folder de apresentação e programação detalhada para os dias do evento. [externo SUAP]
 

SCDP Diárias

 
Tipo de Requerimento:
  • Administração Geral: Diárias/Hospedagem (Servidores/Colaboradores Eventuais)
 
Documentos:
  • Formulário SCDP [externo SUAP]
  • Usar o documento externo enquanto sua versão interna não estiver no SUAP.
  • Convocação, comprovante de inscrição ou aprovação de trabalhos, etc. [externo SUAP]
  • Folder de apresentação e programação detalhada para os dias do evento. [externo SUAP]
  • Ata com aprovação do afastamento pelo Colegiado (destacar no texto do documento)
  • Pode ser interna ou externa ao SUAP, dependendo se a ata estiver no sistema ou não.
Obs.: Não esquecer de preencher o formulário de ações de desenvolvimento planejadas para o ano em exercício da DICAP/DGP para acompanhamento das ações de desenvolvimento - justificar que não preencheu antes.
 
 

SCDP Passagem

 
Tipo de Requerimento:
  • Administração Geral: Contratação de Empresa para compra de Passagens (Servidores/Colaboradores Eventuais)
 
Documentos:
 
Obs.: Após criação vincular o processo, se for o caso, ao processo de pagamento de diárias.
 
 

Contratação de Serviço de Publicação (APC/OA) ou

Pagamento de taxas para publicação de conteúdos científicos - acadêmicos

 

O pedido deverá ser feito por processo aberto direto no SUAP.
 
Tipo de Processo:
  • Contratação de Prestação de Serviços Fotográficos, Filmográficos, Publicitários e de Apoio a Eventos (Serviços Continuados e não Continuados)
    • Interessados: Colocar solicitante
    • Classificação: 018 - CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
    • Destino: DIPPG (caso UORG CCDPP não criada)
 
Documentos:
  • Formulário > Contratação por Inexigibilidade [interno SUAP]
  • Escrever neste documento a justificativa (no terceiro campo) para a contratação do serviço. A justificativa deverá indicar: (i) o porquê quer contratar o serviço por essa modalidade, i.e., a justificativa técnica; (ii) o porquê de contratar nessa modalidade de pagamento antecipado e não caso a caso.
  • Certidão de Exclusividade [externo SUAP]
  • Documento que indica que a empresa é a representante única da IEEE/Springer/Elsevier no Brasil.
  • Comprovação do Preço [externo SUAP]
  • Documento que indica que o preço é o mesmo praticado para outros. Pode ser um print do site com o preço praticado, nota fiscal do portal da transparência, etc.
 
 
 
BKP
 
  • Tipo de Processo: auxílio
    • Interessados: Colocar solicitante
    • Classificação: 052.221 - DESPESA CORRENTE
    • Destino: DIPPG (caso UORG CCDPP não criada)
Tipo de Requerimento:
  • Administração Geral: Diárias/Hospedagem (Servidores/Colaboradores Eventuais)
    • Interessados: Colocar solicitante
    • Classificação: 028.11 - COM ÔNUS
    • Destino: DIPPG (caso UORG CCDPP não criada)
Tipo de Processo:
  • Administração Geral: Contratação de Empresa para compra de Passagens (Servidores/Colaboradores Eventuais)
    • Interessados: Colocar solicitante
    • Classificação: 034 - CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
    • Destino: DIPPG (caso UORG CCDPP não criada)
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